Tahap-tahap menangani surat masuk:
- Mengklasifikasikan dan menyortir (Classifying and Sorting), dimana sekretaris harus
menyortir surat-surat yang masuk. Dan sortiran tersebut dibagi menjadi:
1. Mengklasifikasikan .
a. Surat bisnis → surat yang dibuat perorangan
atau perusahaan yang ditujukan pada pimpinan yang mewakili kepentingan
perusahaan,
b. Surat pribadi → surat yang dibuat
perorangan atau perusahaan yang ditujukan pada pimpinan selaku pribadi. Surat
pribadi yang tidak boleh dibuka adalah tagihan premi asuransi, tagihan kartu
kredit dan rekening bank pimpinan.
2. First sorting.
a. Surat penting/mendesak, yaitu
surat yang memelukan tindakan segera dan biasanya ada cantuman
“URGENT/PENTING”, jika tidak dicantumkan kata “penting atau urgent” maka bisa
dilihat dari cara pengiriman apakah menggunakan sepecial mail services, first
class mail, second class atau parcel post. Yang paling penting biasanya
menggunakan sepecial mail services karena biayanya lebih mahal dibanding yang
lain.
b. Surat biasa, yaitu surat yang
mempunyai derajat kepentingan setelah surat penting.
c. Surat rahasia, yaitu surat yang
“hanya boleh dibuka” oleh orang yang dituju.
3. Second sorting, yaitu mengatur
surat berdasarkan jenisnya.
a. Surat bisnis/dinas. Setelah
diklasifikasikan dan first sorting, maka surat dikelompokkan menurut jenisnya.
b. Surat pribadi (surat pribadi yang
sangat rahasia dan surat pribadi untuk pimpinan).
c. Bahan-bahan iklan. Surat-surat
seperti ini biasanya memakai jasa pengiriman third class, dimana surat yang
berisikan iklan ini memakai amplop yang bermacam-macam bentuk, ukuran dan
warna.
- Membuka surat (Opening The Mail).
- Mengeluarkan dan memeriksa isi
amplop (Removing And Inspecting Content).
- Membubuhkan stempel tanggal, dan
waktu (Date Time Stamping).
- Membaca, menggaris bawahi, dan
memberikan catatan kecil (Reading, Underlining and
Annotating).
- Menyerahkan surat pada pimpinan (Presenting The Mail).
1. Posisi paling atas → surat yang
sangat mendesak.
2. Posisi kedua → surat yang telah
diberi kode A1.
3. Posisi ketiga → surat yang
meminta perhatian orang lain.
4. Posisi keempat → surat yang
dijawab oleh sekretaris.
5. Posisi paling bawah →surat yang
tidak harus dijawab.
- Menangani paket, brosur,
penerbitan dsb.
- Mendistribusikan surat.
Daily Mail Record
Tanggal Perihal Diberikan Tindak
lanjut
Kepada Untuk
Circulation Slip
Selama pimpinan tidak ada ditempat,
sekretaris harus tetap memproses surat masuk dengan cepat seperti saat pimpinan
ada ditempat. Hanya saja sekretaris mendapat tugas tambahan yaitu membuatkan
ringkasan dari semua surat penting dan menggarisbawahi surat-surat yang
memerlukan penangan khusus.
Tindakan sekretaris menangani surat
masuk, diantaranya:
1. Surat yang dapat dijawab dengan
sekretaris dengan benar sesuai instruksi pimpinan.
2. Memberi surat pada pejabat
pengganti yang telah ditunjuk pimpinan.
3. Menyimpankan surat untuk pimpinan
yang sifatnya “pribadi”.
4. Surat-surat yang sifatnya
“penting/urgent” dapat dikirim lewat fax.
5. Membalas surat yang dilaporkan
melalui telpon.
Terimaksih kepada +
